Concevoir des outils Excel performants en 5 étapes simples : La méthode pour optimiser l’efficacité et la productivité de votre entreprise sur Excel
Si vous travaillez régulièrement sur Excel, vous avez probablement déjà eu l’impression de perdre du temps à créer des outils qui finissent par être peu efficaces. Pourtant, il est possible de concevoir des outils Excel performants de manière simple et efficace en suivant quelques étapes clés. Dans cet article, nous allons vous présenter une méthode en 5 étapes pour concevoir des outils Excel performants.
Décrire l’objectif de l’application Excel
La première étape consiste à décrire l’objectif de l’application. Il s’agit de comprendre ce que vous voulez accomplir avec l’outil Excel que vous êtes en train de concevoir. Cette étape est cruciale car elle vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel et de ne pas vous éparpiller dans des fonctionnalités inutiles.
Pour ce faire, posez-vous les bonnes questions : quelle est la finalité de votre application ? Quels sont les éléments clés dont vous avez besoin pour atteindre cet objectif ? En répondant à ces questions, vous allez pouvoir établir une vision claire de l’application que vous voulez creer.
Définir les fonctionnalités indispensables et optionnelles
La deuxième étape consiste à définir les fonctionnalités indispensables et optionnelles de l’application. Les fonctionnalités indispensables sont celles qui sont absolument nécessaires pour que l’application fonctionne. Les fonctionnalités optionnelles sont celles qui peuvent être ajoutées pour améliorer l’expérience utilisateur.
Pour définir ces fonctionnalités, réfléchissez aux tâches que l’utilisateur devra accomplir avec l’application. Quels sont les éléments qui doivent absolument être présents pour que ces tâches soient effectuées ? Par exemple, si votre application est destinée à calculer des données financières, les fonctionnalités indispensables seront les formules de calcul. Les fonctionnalités optionnelles pourront être des graphiques pour une meilleure visualisation des résultats.
Créer un visuel propre
La troisième étape consiste à créer un visuel propre pour votre application. Le visuel est très important car il va permettre à l’utilisateur de comprendre rapidement comment fonctionne l’application et comment utiliser les différentes fonctionnalités.
Utilisez des couleurs et des polices de caractères claires et lisibles. N’hésitez pas à ajouter des illustrations ou des images pour rendre l’application plus attrayante. L’objectif est de rendre l’interface utilisateur agréable et facile à utiliser.
Construire l’architecture de la base de données Excel
La quatrième étape consiste à construire l’architecture de la base de données. Cette étape est essentielle pour assurer la stabilité de l’application et éviter les erreurs de calcul.
Pour construire l’architecture de la base de données, créez une feuille de calcul dédiée à cette tâche. Cette feuille de calcul devra contenir tous les éléments nécessaires au bon fonctionnement de l’application, comme les listes de données, les tables de référence, les formules de calcul, etc. Assurez-vous que la base de données est clairement structurée et facile à comprendre.
Développer les formules et les modules VBA
La cinquième et dernière étape consiste à développer les formules et les modules #VBA. Cette étape est la plus technique de toutes, car elle nécessite une certaine connaissance des fonctions Excel et du langage de programmation VBA.
Les formules Excel permettent de réaliser des calculs complexes et d’automatiser certaines tâches. Les modules #VBA quant à eux permettent de créer des macros, c’est-à-dire des séquences d’instructions qui vont être exécutées automatiquement par Excel.
Pour développer les formules et les modules #VBA, vous pouvez vous appuyer sur les fonctionnalités définies à l’étape 2. Commencez par créer les formules de calcul indispensables, puis ajoutez les modules VBA pour automatiser les tâches les plus répétitives. Vous pouvez aussi faire appel à un développeur excel VBA qui vous aidera à optimiser vos formules excel
En suivant cette méthode de conception en 5 étapes, vous pourrez concevoir des outils Excel performants et efficaces en un temps record. Voici les avantages que vous pourrez en retirer :
- Vous gagnerez du temps : en ayant une vision claire de l’application que vous voulez concevoir, vous pourrez vous concentrer sur l’essentiel et ne pas perdre de temps à ajouter des fonctionnalités inutiles.
- Vous améliorerez votre productivité : en automatisant certaines tâches grâce aux modules VBA, vous pourrez réaliser des tâches plus rapidement et vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Vous faciliterez la compréhension de l’application : en créant un visuel propre et en structurant la base de données de manière claire, vous faciliterez la compréhension de l’application par les utilisateurs.
- Vous éviterez les erreurs : en construisant une base de données clairement structurée et en utilisant les formules Excel appropriées, vous éviterez les erreurs de calcul et vous assurerez la stabilité de l’application.